ISO 37001认证二阶段审核前，工程施工企业需要准备哪些运行记录

ISO 37001认证二阶段审核前，工程施工企业需要准备哪些运行记录

工程施工企业进入ISO 37001二阶段审核前，通常已经完成文件编制和一轮内审。二阶段审核更关注体系是否真实运行，审核组会到项目现场看过程、查记录、访谈人员。

如果运行记录只在制度文件里写得漂亮，现场一抽就空，很容易被开出不符合项。本文按过程抽样、记录一致、人员访谈和问题跟踪四块说明准备重点。

一、先说结论

二阶段审核前，工程施工企业应围绕采购、分包、计量结算、招待与礼品、举报处理五条高风险线准备完整记录，并保证现场可随时调取。

• 按风险备料：优先准备资金流动大、外部接触多的环节记录。
• 现场可调取：项目部要能当天找出记录原件或系统截图，而不是等总部补发。
• 访谈提前演练：让项目经理、采购和计量人员能讲清自己的职责和操作步骤。

二、适用条件与判断标准

准备情况可以用下表逐项核对，判断是否具备进入二阶段的条件。

三项都满足，二阶段审核的现场风险会明显降低；有缺口的应在一阶段问题整改期完成。

三、关键环节拆解

3.1 过程抽样与现场巡查

审核组通常按项目抽样，从项目立项、供应商选择、合同签订到计量结算一路追踪。现场巡查时会看公示牌、举报渠道公示、物资进场验收和分包人员管理。

建议企业自己先做一次同样的端到端追踪，找出记录断点，例如付款审批缺少商务评估意见。

3.2 文件记录与现场一致性

一致性是二阶段常见问题。制度规定的审批人、金额权限和现场实际执行要一致，表格版本也要统一。跨项目使用的表单应从同一渠道下载。

反贿赂风险与机遇评价的漏项往往在此时暴露，可参考ISO 37001风险评估怎么做补齐评价依据。

3.3 人员访谈与职责履行

访谈对象通常包括项目经理、采购负责人、计量人员和一线管理人员。问题多是职责范围、如何判断异常、发现问题怎么上报。

建议用实际案例让员工练习回答，例如遇到供应商宴请怎么处理，回答要和制度规定一致。

3.4 上次审核问题跟踪

一阶段审核提出的问题和建议要逐项关闭，保留整改报告、证据和验证记录。同样，内审和管理评审发现的问题也要有闭环。

跟踪表应写清问题描述、措施、责任人、完成时间和验证结果，避免只写“已整改”。

附：运行记录清单建议

为了让项目部清楚准备什么，建议把运行记录整理成一页清单，按项目下发。清单只写记录名称、责任人、存放位置和最近一次更新时间，不写评语。

• 管理类：合规方针宣贯记录、年度合规目标与完成情况。
• 业务类：供应商与分包商尽职调查表、合同廉政条款。
• 财务类：招待与礼品登记、报销审批与异常说明。
• 监督类：现场检查记录、举报受理台账、内审整改证据。

清单每季度更新一次，由项目合规联络人核对后报总部。审核组到现场时，按清单直接定位文件夹或系统目录，能明显减少现场等待时间。

四、常见误区

• 误区一：把资料集中放在总部，项目部现场无法调取，抽查时只能事后补件。
• 误区二：只准备审批表，不准备背后的评估和证明，记录链不完整。
• 误区三：访谈时由合规专员代为回答，现场人员讲不出自己的职责。

五、企业落地步骤

1. 第一步：选定待审项目，开展一次内部预审，形成记录缺口清单。
2. 第二步：按清单补齐审批、评估和验收证据，统一下载表单版本。
3. 第三步：组织人员访谈演练，统一关键问题的回答口径。
4. 第四步：核查一阶段和内审问题关闭情况，形成二阶段审核日程。

六、常见问题

Q1：二阶段审核会去几个项目现场？

与项目数量、规模和风险相关，常见做法抽几个代表性项目，具体以审核计划为准。

Q2：一阶段问题没关闭能进二阶段吗？

通常需要基本关闭或提供可接受的整改计划，否则审核组可能推迟二阶段，需与机构确认。

Q3：举报渠道记录也要准备吗？

需要，包括渠道公示、受理登记、调查记录和对举报人的保护措施，均属于运行证据。

Q4：资料可以电子化吗？

可以，关键是能在现场调取并证明未经修改，必要时保留审批日志。

七、写在最后

二阶段审核考的是体系有没有真运行，记录是否在项目部现场就能拿出来。提前做一次端到端预审，比临时抱佛脚有效得多。同创云长期做 ISO 体系认证咨询与审核辅导，官网 https://www.shtcyun.com。具体认证要求、审核安排和证书状态，以认证机构及国家认监委（CNCA）官方最新通知为准。

工程企业在多体系衔接上的经验可参考建筑工程企业三体系认证指南，并浏览体系认证标准页和体系认证常见问题栏目。

本文由同创云体系认证研究中心整理，内容参考相关管理体系标准与认证认可通用规则；具体政策以认证机构和监管部门官方最新通知为准。